La única forma segura de hacer todo es hacer una cosa a la vez.
La productividad no ocurre por accidente. Para lograr todas las cosas que necesitas y deseas hacer, se requiere previsión y planificación, junto con un suministro continuo de motivación y enfoque.
¿Alguna vez pensaste en lo maravilloso que sería hacer todo lo que te propones hacer todos los días, para que puedas relajarte y saber que has logrado tus objetivos diarios? Sin embargo, a menudo enfrentamos una montaña de trabajo y nos sentimos abrumados e improductivos. Al final del día, arrojamos la toalla, sintiéndonos derrotados por nuestra lista de pendientes.
Toma el control de tu tiempo y energía, y aprende en qué concentrarte y qué dejar ir. Estas 18 herramientas comprobadas te ayudarán a mantenerte enfocado y aumentar tu productividad para que puedas salir victorioso todos los días.
1. Establece objetivos diarios.
Organízate dividiendo tu día en metas, cada una con un propósito claro. Piensa en esto como una lista de pendientes priorizadas. Mantener una lista de tareas pendientes es la herramienta más sencilla y fácil de utilizar para garantizar que permanezcas enfocado y para que aumentes tu productividad. Establece objetivos razonables para cada día. Todo lo que necesitas para organizarte es un lapicero y papel, o incluso solo una aplicación en tu teléfono inteligente.
2. Lo primero es lo primero.
Sueles tener tiempo y energía, pero es probable que nunca tengas suficientes de ambos para lograr todo lo que crees que debes hacer todos los días. Lo que realmente necesitas hacer es enfocarte primero en las tareas más importantes. No todo en tu lista es urgente.
Tómate un momento para identificar tu tarea más importante (TMI). Esto es lo más importante que debes hacer, quítatelo de tu plato primero. Al eliminar tu tarea más importante, te asegurarás de que tengas un día productivo pase lo que pase.
3. Establece fechas límite y cumple con ellas.
Los plazos pueden ser una excelente manera de controlar la postergación, pero investigaciones han descubierto que los plazos autoimpuestos no funcionan para los verdaderos procrastinadores. En cambio, los plazos difíciles que están espaciados uniformemente son más efectivos. Entonces, si estás luchando por encontrar tu mojo para un proyecto, establece plazos firmes con tu jefe o cliente, y asegúrate de que sean razonables y estén lo suficientemente espaciados para llevar a cabo la tarea.
4. Mantén las tareas manejables.
A veces menos es más. Para aumentar tu productividad, debes dividir grandes proyectos en fragmentos manejables. Piénsalo de esta manera: no comes una comida de tres platos en un solo bocado, ¿verdad? Del mismo modo que comemos una comida en múltiples bocados, intenta dividir las tareas en trozos cada vez más pequeños para que puedas enfocarte en un área o un tema a la vez. Te mantendrás motivado y evitarás distracciones.
5. Entrena tu cerebro para hacer un trabajo profundo.
Para realmente aprovechar todo el poder de tu mente, debes entrenar a tu cerebro para hacer un trabajo profundo. Esta es la capacidad de producir en su nivel máximo durante períodos de tiempo prolongados. Puede sonar fácil, pero rara vez lo hacemos.
Puedes comenzar reservando un par de horas al día durante las cuales puedes enfocarte completamente en una tarea sin interrupción. Hacerlo te permitirá involucrar más plenamente tu capacidad intelectual y hacer progresos significativos y avances importantes en una tarea crítica.
6. Compartimenta tu tiempo.
Haz un zoom a través de tus tareas dándote un poco de tiempo de «no molestar». Dile a aquellos con quienes trabajas que no estarás disponible para reuniones o citas durante este tiempo. Recortar el tiempo de enfoque minimiza las interrupciones para que puedas participar en un trabajo profundo.
Compartimentar tu tiempo le permite a tu cerebro aislar una tarea, para que pueda enfocarse completamente en esa única cosa sin romper constantemente tu concentración por otra cosa.
7. Guarda tu teléfono celular.
Nuestros teléfonos inteligentes y dispositivos móviles se han convertido en una parte dominante de nuestras vidas, en detrimento de nuestra productividad. investigaciones han descubierto que los consumidores de EEUU pasan al menos 5 horas al día en sus dispositivos móviles, y aproximadamente la mitad de ese tiempo lo dedican a las aplicaciones de medios sociales, mensajería y entretenimiento. Simplemente guardando el teléfono por períodos de tiempo, o al menos desactivando las notificaciones, obtendrás horas de productividad y concentración.
8. Monotarea
Por ahora, la mayoría de nosotros sabemos que la multitarea no es real, y aún así tenemos problemas para dejar de hacerlo. Parece que tenemos demasiado como para centrarnos en una cosa. Hazte un favor y prueba la monotarea. Intente mirar tu calendario al comienzo de cada semana y asígnate un tema específico cada día. Un día podrías centrarte en el trabajo administrativo, mientras que otro te concentrarás en un próximo proyecto.
9. Practica mindfulness.
Se ha demostrado que practicar la meditación de atención plena aumenta la capacidad de enfocar y mejorar el aprendizaje y la memoria. La investigación muestra que incluso puedes prevenir el deterioro mental relacionado con la edad. De acuerdo con un estudio que duró 7 años, la práctica de la meditación de atención plena se asocia con la mejora en mantener el enfoque y la atención. Aún más importante, los participantes tenían una mayor sensación de bienestar emocional y un mejor desempeño en las tareas.
10. Conoce el reloj de tu cuerpo.
Los horarios le dan a nuestra estructura de días un calendario para que giren. Sin embargo, no todos funcionan en el mismo horario. Todos tenemos ritmos naturales que influyen en nuestra capacidad de concentración y producción.
La clave es hacer coincidir tu trabajo de mayor prioridad con las horas más productivas del día. Presta atención a tu reloj biológico. La mayoría de la gente tiende a estar más alerta por la mañana, y nuestra concentración a menudo comienza a deteriorarse por la tarde.
11. Trabaja en ciclos de 90 minutos.
Varias investigaciones indican que, naturalmente, trabajamos en ciclos de 90 minutos. Durante estos ciclos, somos más capaces de participar y enfocarnos. A esto le sigue una actividad cerebral de frecuencia más baja durante aproximadamente 20 minutos, cuando nos sentimos «nublados por el cerebro» y es posible que nos cueste más concentrarnos. Aprovecha este ciclo natural trabajando en tramos de 90 minutos, y toma un descanso en el medio.
12. Toma descansos mentales.
Un descanso estratégico puede ser un impulso increíble para tu cerebro. Incluso un breve descanso puede darte ese estallido de inspiración y creatividad que has estado buscando. Tomar un breve descanso del trabajo le permite a tu mente restablecer y restaurar tu motivación. Cuando sientas que se está acercando la fatiga mental, intenta alejarte de tu escritorio durante unos minutos. Puedes intentar estirarte, dar un paseo o pasar unos minutos afuera disfrutando de la naturaleza.
13. Configura un temporizador.
Entrena a tu cerebro a hiper-enfocarse en una tarea usando la Técnica Pomodoro. Llamado así por el temporizador en forma de tomate (aunque puedes usar cualquier temporizador, incluido el de tu teléfono inteligente), primero decide qué tarea quieres realizar. A continuación, configura tu temporizador durante 25 minutos y trabaja diligentemente durante ese tiempo. Haz un pequeño descanso (5 minutos) cuando suene, luego reinicia el temporizador y vuelva a comenzar. Después de 4 Pomodoros, tome un descanso más largo (15-30 minutos).
14. Ejercítate a menudo.
Todos sabemos que el ejercicio es bueno para nuestros cuerpos, pero también es bueno para nuestros cerebros. Hacer ejercicio ha demostrado ser una forma efectiva de mejorar nuestra atención, aumentar nuestro potencial de aprendizaje y mejorar nuestra memoria. El ejercicio mejora nuestro estado de ánimo y reduce los sentimientos de estrés y ansiedad. Pero estudios también han demostrado que las personas que hacen ejercicio tienen mayor volumen en las partes del cerebro que controlan la memoria y el pensamiento.
15. Ordena tu espacio de trabajo.
Un espacio limpio y ordenado tiene una manera de tranquilizar tu mente y aumentar tu capacidad de concentrarte e ir a paso completo durante todo el día. Un escritorio en desorden hará que tu cerebro se sienta tan desordenado y desbordante como tu bandeja de entrada.
Los investigadores han descubierto que cuando hay demasiadas cosas en tu campo de visión (como un escritorio desordenado), tiene un impacto mensurable en la productividad. Descubrieron que demasiado desorden hace que las personas pierdan la potencia cerebral necesaria para concentrarse.
16. Usa la regla de los dos minutos.
Si una tarea tardará menos de dos minutos en completarse, hazlo de inmediato. No permitas que estas pequeñas tareas se acumulen en otro momento, y no las agregue al final de tu lista. Tómate dos minutos y simplemente hazlo. Es posible que te sorprendas de la cantidad de cosas que puedes lograr en solo unos minutos, como enviar un correo electrónico o limpiar tu escritorio.
17. Date un impulso de cafeína.
Muchos de nosotros bromeamos que necesitamos una taza de café para despertar nuestro cerebro por la mañana. Los estudios han demostrado que la cafeína, que es un estimulante natural, puede hacer precisamente eso. El café y otras bebidas con cafeína son potenciadores cognitivos, mejorando su enfoque mental y concentración.
Sin embargo, cuanto más tomes bebidas con cafeína, más se acostumbra tu cuerpo al estimulante y menos impacto tendrá en ti. Limita tu consumo a una taza al día y guarda esa segunda taza para los momentos en que realmente lo necesites.
18. Cambia de tareas.
¿Alguna vez has estado trabajando duro en un proyecto, sintiéndote totalmente concentrado, pero después de un tiempo sientes que golpeas una pared? Es como si tu cerebro estuviera encerrado. Podría ser que te hayas concentrado en una cosa por mucho tiempo, y ahora tu cerebro necesita un cambio de tema.
Intenta cambiar las tareas a otra cosa por un tiempo. Enciéndelo trabajando en una tarea completamente diferente. Darle a tu cerebro una variedad de cosas para trabajar puede ayudarte a mantenerte alerta y productivo durante más tiempo.
Traducción del artículo: 18 Proven Ways to Stay Focused That Increase Productivity