Todos sabemos que se necesita mucho trabajo para lograr nuestros objetivos. Y en el mundo de los negocios y del emprendimiento, a menudo escuchamos cómo debemos estar dispuestos a sacrificar semanas, meses, incluso años de ser esclavos para tener éxito.
Pero, ¿y si todos lo estamos haciendo mal? ¿Qué pasaría si hubiera una manera de cumplir una enorme lista de tareas pendientes en menos de la mitad del tiempo que tomaría normalmente? A menos que se invente una máquina del tiempo o se descubra un agujero de gusano, se podría decir que esto es imposible. Pero con un poco de práctica y autocontrol, es posible llegar a la meta antes de que la mayoría de las personas incluso antes de que inicien la carrera.
1. Utiliza la regla 80/20.
El principio de Pareto es una verdad universal que puede ayudarnos a reconocer dónde enfocar nuestros esfuerzos para ser más productivos. La regla básica funciona de esta manera: el 80 por ciento de los resultados provendrán de solo el 20 por ciento de las acciones. En otras palabras, aproximadamente el 20 por ciento de tus clientes representará el 80 por ciento de tus ganancias totales. Del mismo modo, aproximadamente el 20 por ciento de tus tareas diarias representan tus proyectos más importantes y que consumen más tiempo. El 80 por ciento restante de las tareas diarias son funciones de nivel relativamente bajo y tareas menos importantes.
Tener un enfoque tipo láser al 20% de las tareas principales es el uso más valioso de tu tiempo. Una vez que esas tareas están completas, puedes trabajar en el 80 por ciento inferior, o delegar esas tareas a otros. Mantente en el camino preguntándote siempre: «¿Es esta una de mis actividades 20% top, o es una tarea del 80% restante?»
Lo mismo ocurre con otras áreas de tu negocio. Concéntrate en fortalecer tu relación con el 20 por ciento de las personas que te generan más dinero: aquellas que constantemente trabajan arduamente para ti o son tus principales clientes.
2. Divide las tareas grandes en partes manejables.
La dilación a menudo nos golpea cuando nos sentimos abrumados. Evitamos comenzar un gran proyecto porque se siente desalentador y no podemos imaginar cómo lo abordaremos. Así que deja de tratar de asumir trabajos de tamaño monstruo. Divide las tareas en partes manejables, por lo que solo estarías asumiendo una tarea pequeña a la vez. Asegúrate de que su lista de tareas esté dividida en tareas que puedan realizarse de manera relativamente rápida, media hora o menos. Luego comienza a usar un cronómetro para poner tu foco en la marcha alta.
Fija un temporizador durante 20 minutos y di que debe permanecer totalmente concentrado hasta que se apague. ¡Te sorprenderá lo mucho que puedes avanzar! Y una vez que hayas terminado el tiempo asignado, puedes sentirte motivado para seguir adelante, ¿cuánto más puede hacer en otros 20 minutos?
3. Terceriza tareas para centrarte en tus talentos.
La mayoría de nosotros somos realmente buenos en pocas cosas, y somos normales en todo lo demás. El mejor uso de tu tiempo es concentrarte en las áreas donde eres más fuerte. Si puedes pasar las otras tareas a otra persona, tendrás más tiempo para concentrarte en las tareas en las que eres mejor. Puedes hacerlo subcontratando trabajos en los que no sobresales.
La tercerización puede significar contratar a alguien o utilizar una forma de tecnología de automatización. Las tareas que pueden ser fáciles de subcontratar incluyen desarrolladores web, redactores de contenido, diseñadores gráficos o un asistente virtual general, que pueden aliviar la carga de muchas tareas diarias, como programar citas o devolver correos electrónicos.
4. Comprende tus ritmos naturales.
¿A qué hora del día tienes más energía? ¿Cuándo eres más creativo? Para ser eficiente y aprovechar al máximo tu productividad, debes saber cómo administrar tu energía. Tienes que entender el horario natural de tu cuerpo. ¿Hay un momento del día en el que siempre te sientes deprimido o un momento en el que te sientes con muchas ganas de avanzar? Prioriza las tareas importantes en aquellos momentos en que sabe que tu mente está alerta.
Para que esto funcione, debes haber establecido rutinas. Esto te ayudará a crear un patrón para que puedas observar tus ritmos naturales. Cuando sepas que estás en tu mejor momento, enfócate en tareas difíciles y orientadas a los detalles. Y recuerda darte descansos para mantener tu nivel de energía alto durante todo el día.
5. Recorta las distracciones.
Tu habilidad para concentrarte es clave para tu productividad y para hacer más en poco tiempo. Los investigadores descubrieron que un trabajador de oficina típico tarda 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción. Las interrupciones en el trabajo también disminuyen la precisión en un 20 por ciento.
Al eliminar las distracciones, te estás devolviendo todo el tiempo perdido. Intenta programar períodos de tiempo ininterrumpidos que te permitan sumergirte en un proyecto. Y tanto como sea posible, evita dejar las cosas a medias. Si empiezas algo, ¡termínalo! Cada día, establece las metas que deseas lograr y luego hazlas realidad.
Tu móvil es una de las mayores distracciones. La persona promedio no puede dejar su teléfono durante seis minutos, ¡y la mayoría de nosotros lo comprobamos hasta 150 veces al día! Por lo tanto, si necesitas centrarte en algo, trabaja en una pantalla a la vez. Apaga las notificaciones de tu móvil o intenta guardar tu teléfono por períodos de tiempo.
6. Concéntrate en una cosa a la vez.
Solíamos pensar que la multitarea podría ayudarnos a lograr más, pero ahora sabemos que el cerebro humano no fue diseñado para enfocarte en más de una cosa a la vez. Sin embargo, la mayoría de nosotros nos encontramos alternando entre páginas web, correo electrónico, mensajes de texto y la tarea en cuestión, y luego nos preguntamos por qué parece que nunca hacemos nada. Es hora de empezar a hacer monotasking.
Monotasking, también conocido como una sola tarea, se trata de enfocarte en una cosa a la vez para que podamos hacer más. Requiere que rompas tus hábitos multitarea. Debido a que vivimos en un mundo altamente conectado, eso no siempre es fácil o incluso posible para cada tarea. Sin embargo, la asignación de objetivos le permite iniciar un trabajo profundo, en el que realmente puedes concentrarte en una tarea exigente.
Intenta reservar de dos a cuatro horas diarias cuando puedas concentrarse en una cosa sin interrupción. Puede tomar un tiempo desarrollar esta habilidad, pero eventualmente podrás involucrar a ambos lados de tu cerebro para lograr avances increíbles que tengan un impacto en tu negocio.
7. Captura los pensamientos perdidos.
Puede ser molesto cuando un pensamiento tentador entra en tu cerebro cuando estás haciendo otra cosa. «Tengo que recordar esto», te dices a ti mismo. Y luego tratas de dejar el pensamiento a un lado, mientras tratas de recordarlo simultáneamente.
Como es posible que hayas aprendido por experiencia, a menudo falla el intento de recordar un pensamiento mientras estás involucrado en una tarea. Sin embargo, si lo escribes, realmente puede dejarlo ir, sabiendo que puedes volver a analizarlo más tarde. Se cierra el bucle. Si confías en la memoria, o bien está desperdiciando energía intentando recordarla, o la olvidas por completo y pierde el valor de esa idea. De cualquier manera, es un desperdicio.
Asegúrate de capturar estos pensamientos e ideas aleatorios, ya sea en un cuaderno o en una aplicación que siempre tenga a mano. Esto puede ser parte de un volcado de cerebro masivo y continuo al que puedes recurrir y garantizará que no pierdas ese idea relámpago, ¡Sólo asegúrese de revisar sus notas regularmente!
8. Dormir, comer y respirar.
Es casi imposible ser hiperproductivo si te sientes agotado, hambriento o abrumado. Es importante que sigamos participando en el cuidado personal, incluso cuando estamos en el trabajo o nos sentimos abrumados con los proyectos. No eres una máquina, necesitas descansar, comer y tener una mente clara para tener un buen desempeño. Eso significa deshacerte de la comida chatarra y la comida rápida, y nutrir tu cuerpo con comidas y refrigerios saludables. Significa dormir ocho horas sólidas por la noche, hacer ejercicio durante el día y dedicar tiempo a los descansos mentales.
Tomar incluso unos minutos de tu día para concentrarte en tu respiración o para meditar puede ayudarte a despejar tu mente. Otra opción es ir a dar un paseo rápido o tomar las escaleras en lugar del ascensor en el trabajo. Estas actividades te ayudarán a revitalizarte para que puedas concentrarte. Piense en ello como un reinicio para su cerebro.
Traducido de: How to Accomplish More in 4 Days Than Most People Do in 4 Weeks